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Es kommt nicht so häufig vor, dass man als Instandhaltungsleiter die Aufgabe hat, ein neues Instandhaltungsplanungssystem (IPS) bei sich in der Instandhaltung einzuführen. Doch sollte diese Aufgabe anstehen, so können Sie hierbei viel falsch machen. Umso wichtiger ist es, bei der Auswahl des neuen IPS alle relevanten Aspekte zu berücksichtigen. Fünf Auswahlkriterien sind dabei von besonderer Bedeutung.
Ein Instandhaltungsplanungssystem (IPS, im engl. auch CMMS genannt) ist ein EDV-System zur Verwaltung, Planung, Terminierung, Steuerung und Dokumentation von Instandhaltungsmaßnahmen. Häufig bieten IPS darüber hinaus auch noch erweiterte Funktionalitäten an, wie z.B. die Materialbestellung, Auftragskalkulation, etc. .
Positive Effekte durch IPS
Mit dem optimalen IPS können Sie Ihre Instandhaltung deutlich weiter entwickeln. Einige der positiven Effekte sind u.a.:
- Der administrative Aufwand zur Erstellung, Rückmeldung und Abrechnung von Arbeitsaufträgen lässt sich reduzieren.
- Auswertungen werden vereinfacht.
- Technische Schwachstellen werden einfacher erkannt.
- Die gesamte Planung und Steuerung der Instandhaltung wird verbessert.
Letztlich sind somit positive Effekte hinsichtlich der Instandhaltungskosten und der technischen Anlagenverfügbarkeit zu erwarten.
Kriterien zur Auswahl eines IPS
Die Vielfalt der am Markt verfügbaren IPS zeigt, dass ein optimales IPS immer von den konkreten Anforderungen abhängt. Hierbei spielen nicht nur die Anforderungen der Instandhaltung eine Rolle sondern es sind auch weitere Abteilungen einzubinden wie z.B. die EDV-Abteilung, das Controlling, die Produktion, etc.
Fünf Auswahlkriterien sollten Sie bei der Auswahl eines IPS auf jeden Fall berücksichtigen:
- Software-Anforderungen
Die Anforderungen an die Software werden nicht nur von der Instandhaltung alleine festgelegt. Mitwirken sollten ebenfalls die IT-Abteilung und alle späteren Nutzergruppen wie z.B. auch die Produktion oder das Controlling. Hieraus leiten sich auch verschieden Anforderungen an die Software ab wie z.B. Funktionalität, Menüführung, Softwaresicherheit, Latenzzeiten, …
- Hardware-Anforderungen
Die Hardware-Anforderungen sind insbesondere für den IT-Bereich ein wichtiges Auswahlkriterium. Hier ist zu prüfen, ob die Software auf den bestehenden Laptops, Servern und mobilen Endgeräten problemlos läuft.
- Kosten für Installation und Betrieb
Hier sind alle relevanten Kostenaspekte während der Einführungsphase bis zu den Lebenszykluskosten der Software zu berücksichtigen.
- Anbieterqualifikation
Im Rahmen der Anbieterqualifikation wird nicht nur die technische Expertise bewertet sondern es erfolgt auch die Bewertung der Bonität des Unternehmens.
- Zukunftsperspektive
Gerade bei Softwaresystemen möchte man langfristig sicherstellen, dass es einen ausreichenden Support und eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Software gibt.
Weitere Anforderungen können sich aus Ihren spezifischen Anforderungen ergeben.
Vergleich verschiedener IPS
Nach der detaillierten Ausgestaltung der Auswahlkriterien lassen sich per Marktrecherche potenziell interessante IPS ermitteln und miteinander vergleichen. Um den Vergleich der verschiedenen IPS-Alternativen und die Entscheidungsfindung zu vereinfachen, können Sie die Methode der Nutzwertanalyse nutzen. Kurz erklärt funktioniert die Nutzwertanalyse wie folgt:
1) Bewertungskriterien auswählen und gewichten
2) Ausprägungsgrad der jeweiligen Alternative je Bewertungskriterium festlegen
3) Gewichteten Ausprägungsgrad ermitteln (Gewichtungsfaktor mit Ausprägungsgrad je Bewertungskriterium multiplizieren)
4) Nutzwert berechnen (Summe der gewichteten Ausprägungsgrade)
Die Variante mit dem größten Nutzwert wäre, bei alleiniger Betrachtung der qualitativen Kriterien, die präferierte IPS-Software.
Worauf ist noch zu achten
Beachten Sie, mit großer Sorgfalt bei der Auswahl des IPS vorzugehen. Fehlentscheidungen kosten viel Geld; nicht nur im Rahmen der Einführung sondern tagtäglich durch ineffiziente Prozesse. Zudem sorgen diese für eine hohe Unzufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern.
Als sinnvoll und zweckmäßig hat es sich daher erwiesen, gerade zu Beginn der Einführung eines IPS eine erfahrene und unabhängige Einführungsberatung zu beauftragen, so dass Sie tatsächlich Ihr optimales IPS finden und den maximalen Nutzen daraus ziehen.
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