In den letzten Monaten stieg die Anzahl der Rückmeldungen von Instandhaltungsleitern, dass es teilweise sehr lange Lieferzeiten bei Ersatzteilen gibt. Plötzlich sind Lieferzeiten von 6-8 Wochen bei Artikeln, die ansonsten innerhalb weniger Tage angeliefert werden konnten, nicht ungewöhnlich. Vorläufig vorkommende Lieferengpässe mit sprunghaft verlängerten Lieferzeiten sind jedoch bereits in der Vergangenheit aufgetreten und daher nicht ungewöhnlich. Somit stellt sich die Frage, welche Möglichkeiten sich für den Instandhaltungsleiter ergeben, um kurzfristig auf diese Lieferverzögerungen zu reagieren.
Gemeinsam Lösungen erarbeiten
Es ist zunächst ein leichtes, sich als Instandhaltungsleiter diesen „Schuh“ nicht anzuziehen sondern auf die Rollen und Verantwortlichkeiten des Einkaufs hinzuweisen. Jedoch gilt es in einer solchen Situation zuvorderst gemeinschaftlich das Problem der fehlenden Ersatzteile zu lösen und nicht den Schwarzen Peter zwischen den Abteilungen hin- und herzuschieben.
Fallbezogene Vorgehensweise
Hilfreich ist daher eine systematische Bewertung der aktuellen Situation. Hierbei ist zwischen den beiden folgenden Fällen zu unterscheiden:
- Fall 1: Der Liefertermin des Ersatzteils verzögert sich. Ein Anlagenausfall ist noch nicht eingetreten, bei dem das Ersatzteil benötigt wird.
- Fall 2: Für eine defekte Anlage ist das benötigte Ersatzteil nicht vorrätig
Fall 1 – Verzögerte Ersatzteilbeistellung
In dem Fall, dass es zu Lieferverzögerungen kommt, bei einem nur geringem Risiko eines Anlagenausfalls, bleibt mehr Zeit, um planbare Maßnahmen zu ergreifen. Die TOP 3 Maßnahmen, die in diesem Fall umgesetzt werden, sind:
- Bestellpunkte für Ersatzteile anpassen
- Bestellmengen anpassen
- Maßnahmen zur Reduzierung der Ausfallhäufigkeit der Anlagen oder zur besseren Vorhersage von Anlageausfällen ergreifen (z.B. durch eine geänderte Instandhaltungsstrategie)
Wichtig ist dabei, dass Sie genau wissen, in welchen Anlagen das Ersatzteil verbaut ist. Somit können Sie die Ersatzteilbedarfe genauer berechnen. Zusätzlich benötigen Sie diese Information, um das Risiko, dass eine Anlage aufgrund fehlender Ersatzteilbestände länger steht, besser abzuschätzen.
Fall 2 – Fehlendes Ersatzteil bei Anlagenausfall
Dies ist der Worst Case, insbesondere wenn eine kritische Produktionsanlage davon betroffen ist. In diesem Fall gilt es, schnell zu handeln und alle Optionen in Betracht zu ziehen, um so die Auswirkungen auf den Kunden zu minimieren. Die Top 3 Maßnahmen, die die Instandhaltung in diesem Fall umsetzen kann sind:
- Behelfsinstandhaltung
- Instandsetzung der Baugruppe statt Neukauf
- Eigen-Fertigung
Zusätzlich zu den genannten Maßnahmen, gibt es noch eine Vielzahl an weiteren Hebeln, um auf die verlängerten Lieferzeiten von Ersatzteilen zu reagieren. Daher sollten Sie die derzeitige Situation zum Anlass nehmen, um die aktuelle Ersatzteilstrategie kritisch zu überprüfen.
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FAQ
Hier erhalten Sie einen schnellen Überblick über das Wesentliche:
Entscheidend ist zunächst die systematische Bewertung der aktuellen Situation. Handelt es sich um eine voraussichtliche Verzögerung oder ist bereits die Durchlaufzeit einer Instandhaltungsmaßnahme ganz konkret betroffen. Wird der Ausfall einer Produktionsanlage dadurch verlängert. Daraus leiten sich nun eine Vielzahl an möglichen Handlungssträngen ab, für die im Idealfall im Unternehmen bereits ein (Notfall-)Plan ausgearbeitet vorliegt.
In diesem Szenario sind verschiedene planbare Maßnahmen möglich. Diese hängen von der Dauer der Verzögerung ab und der Einschätzung wann vermutlich der Anlagenausfall stattfinden wird. Im Idealfall werden die Ersatzteile rechtzeitig vor einen Anlagenausfall angeliefert. Dann wären die Bestellpunkte und Bestellmengen anzupassen. Könnte ein Anlagenausfall bis zur Anliwferung der Ersatzteile eintreten, wären Maßnahmen zur Reduzierung der Anlagenausfallhäufigkeit zu ergreifen (z.B. durch eine angepasste Wartungsstrategie). Zusätzlich sollten alternative Beschaffungswege eruiert werden. Dabei ist es essenziell, genau zu wissen, wo und in welchen Anlagen das Ersatzteil verbaut ist, um den Bedarf präzise kalkulieren zu können.
Hier ist schnelles Handeln gefragt, um die Ausfallzeit und die Auswirkungen auf den Kunden zu minimieren. Die obersten Prioritäten liegen bei Alternativlösungen: 1. Behelfsinstandhaltung: Nutzung temporärer Ersatzmaßnahmen anstelle eines Neukaufs. 2. Instandsetzung der Baugruppe: Versucht wird, eine ganze Einheit repariert statt nur das einzelne Teil zu ersetzen. 3. Eigen-Fertigung/Eigenleistung: Prüfen, ob die benötigte Komponente intern oder durch Drittdienstleister schnell genug hergestellt werden kann. Generell sollte dieser Engpass als Anlass genommen werden, um die gesamte Ersatzteilstrategie kritisch zu hinterfragen.
