Die kluge Nutzung von Kennzahlen bietet der Instandhaltung erhebliche Chancen zur Verbesserung der Instandhaltungsplanung und -steuerung. Somit wird durch den Einsatz von Instandhaltungskennzahlen eine optimale Ausrichtung der Instandhaltung unterstützt. Doch Kennzahlen gibt es wie Sand am Meer – auch Instandhaltungskennzahlen. Hier gilt es also, die passende Auswahl zu treffen. Wie dies gelingen kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was sind Kennzahlen?
Kennzahlen sind verdichtete quantitative Daten zur Beschreibung innerbetrieblicher Zustände.
Die Verdichtung der Daten kann hierbei auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Sehr häufig werden Gliederungszahlen genutzt. Hierbei wird eine Teilgröße in Beziehung zu einer Gesamtgröße gesetzt wird. Also zum Beispiel die Fremdfirmenkosten / Gesamtkosten. Der Wert bei Gliederungszahlen liegt somit immer zwischen 0 und 1.
Weitere Möglichkeiten zur Verdichtung von Daten mit entsprechenden Beispielen sind im Folgenden dargestellt:
- Absolutzahlen: Kosten eines Instandhaltungsauftrags, Instandhaltungsbudget
- Summen: Summe der Kosten für Fremdleistungen, Ersatzteilkosten
- Differenzen: Plan-Kosten – Ist-Kosten eines Arbeitsauftrags
- Mittelwerte: Durchschnittliche Durchlaufzeit eines Auftrags (MTTR)
- Beziehungszahlen: Eigen-Kosten / Fremdfirmenkosten
- Indexzahlen: # Mitarbeiter an einem Stichtag / # Mitarbeiter im Jahr 201x
Was ist bei der Auswahl von Instandhaltungskennzahlen besonders zu beachten?
Bei der Auswahl der Instandhaltungskennzahlen klären Sie am besten zunächst, welchen Zweck die Kennzahlen erfüllen sollen. Stimmen Sie dies direkt mit dem späteren Nutzer der Kennzahl (in diesem Fall mit dem Instandhaltungsleiter) ab und zwar vor Auswahl und Generierung der Kennzahl. Idealerweise legen Sie in diesem Gespräch auch fest, wie diese Kennzahl später genutzt werden soll; also welche Maßnahmen bei Über- oder Unterschreitung von Grenzwerten zu ergreifen sind.
Desweiteren ist sicherzustellen, dass die Kennzahl zeitgerecht und regelmäßig im abgestimmten Intervall bereitgestellt wird, regelmäßig (z.B. monatlich) analyisert wird und beim Über- oder Unterschreiten von definierten Grenzwerten Verbesserungsmaßnahmen initiiert werden und deren Erfolgswirksamkeit überwacht wird. Ganz wesentlich ist es, eine nachvollziehbare Ermittlung der Kennzahl sicherzustellen und die Kennzahlenanalyse durch eine geeignete visuelle Aufbereitung zu unterstützen.
Manchmal kommt es vor, dass mehrere Kennzahlen zur Auswahl stehen, die dem gleichen Zweck dienen. In diesem Fall kann ein Auswahlkriterium der Aufwand zur Generierung der Kennzahl sein.
Weitere interessante Aspekte zu Kennzahlen sind im Blogbeitrag „Ziele und Zielsetzung in der Instandhaltung“ enthalten.
Unsere Top 5 Kennzahlen in der Instandhaltung
Aus unserer Erfahrung gibt es ein paar „Klassiker“ bei Kennzahlen. Diese sind meist unabhängig von der Industrie und sollten beim Kennzahlen-Auswahlprozess auf jeden Fall in die nähere Betrachtung gezogen werden sollten. Unsere Top 5 Kennzahlen sind:
- Technische Anlagenverfügbarkeit: MTBF/(MTBF+MTTR) mit MTBF= durchschnittliche Zeit zwischen zwei Anlageausfällen und MTTR= durchschnittliche Dauer der Instandhaltungsmaßnahme
- Instandhaltungskostenrate: Jährliche Instandhaltungskosten der Anlage/Wiederbeschaffungswert der Anlage
- Einhaltungsgrad gesetzlich vorgeschriebener Inspektionen/Prüfungen: Anzahl durchgeführter Prüfungen/Gesamtanzahl an Prüfungen
- Anteil Prio 1-Aufträge: Anzahl Prio 1-Aufträge/Gesamtanzahl Instandhaltungsaufträge
- Anzahl umgesetzter Verbesserungsvorschläge/Mitarbeiter
Eine Kennzahl zur Überwachung des Jahresbudgets ist in dieser Liste nicht enthalten, da diese Kennzahl in der Regel „gesetzt“ ist.
Damit steht der Einführung der Kennzahlen in Ihrem Instandhaltungsbereich nichts mehr im Wege.
Weiterführende Literatur zum Thema Kennzahlen finden Sie auch hier:
- VDI 2893: Auswahl und Bildung von Kennzahlen in der Instandhaltung, VDI-Gesellschaft Produktion und Logistik, 2019.
- DIN EN 15341: Instandhaltung – Wesentliche Leistungskennzahlen für die Instandhaltung, Beuth Verlag, 2007.
FAQ
Hier erhalten Sie einen schnellen Überblick über das Wesentliche:
Kennzahlen sind verdichtete quantitative Daten, die einen Einblick in den innerbetrieblichen Zustand der Instandhaltung geben sollen. Sie reduzieren komplexe Sachverhalte auf verständliche Zahlen. Anstatt nur Rohdaten zu sammeln (wie „die Gesamtkosten“), werden sie durch verschiedene Verknüpfungen verarbeitet.
Die reine Verfügbarkeit von Kennzahlen reicht nicht aus. Ein strukturierter Auswahl- und Implementierungsprozess ist nötig, um auch die „richtigen“ Kennzahlen auszuwählen. Wichtige Schritte sind:
Zweckbestimmung: Welches Problem soll die Kennzahl lösen?
Stakeholder-Einbindung: Die Kennzahlen sollten frühzeitig mit dem Endnutzer (z. B. Instandhaltungsleiter) abgestimmt werden.
Handlungskonzept: Es muss festgelegt werden, welche konkreten Maßnahmen ergriffen werden sollen, wenn ein Grenzwert überschritten oder unterschritten wird (Was tun wir bei einem schlechten Wert?).
Regelmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit: Die Zahlen müssen regelmäßig (z. B. monatlich) bereitgestellt, analysiert und die Herleitung der Kennzahl muss transparent bleiben.
Es gibt einige bewährte (universelle) Kennzahlen, die wahrscheinlich in jeder Instandhaltung genutzt werden sollten. Unsere Top 5 Klassiker sind:
– Technische Anlagenverfügbarkeit
– Instandhaltungskostenrate
– Einhaltungsgrad gesetzlich vorgeschriebener Inspektionen/Prüfungen
– Anteil Prio 1-Aufträge
– Anzahl umgesetzter Verbesserungsvorschläge/Mitarbeiter
