Top 5 Kennzahlen für den Instandhaltungsleiter

Die kluge Nutzung von Kennzahlen bietet der Instandhaltung erhebliche Chancen zur Verbesserung der Instandhaltungsplanung und -steuerung. Doch Kennzahlen gibt es wie Sand am Meer – auch Instandhaltungskennzahlen. Hier gilt es also, die passende Auswahl zu treffen.

Was sind Kennzahlen?

Kennzahlen sind verdichtete quantitative Daten zur Beschreibung innerbetrieblicher Zustände.

Die Verdichtung der Daten kann hierbei auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Sehr häufig werden Gliederungszahlen genutzt. Hierbei wird eine Teilgröße in Beziehung zu einer Gesamtgröße gesetzt wird. Also zum Beispiel die Fremdfirmenkosten / Gesamtkosten. Der Wert bei Gliederungszahlen liegt somit immer zwischen 0 und 1.

Weitere Möglichkeiten zur Verdichtung von Daten mit entsprechenden Beispielen sind im Folgenden dargestellt:

  • Absolutzahlen: Kosten eines Instandhaltungsauftrags, Instandhaltungsbudget
  • Summen: Summe der Kosten für Fremdleistungen, Ersatzteilkosten
  • Differenzen: Plan-Kosten – Ist-Kosten eines Arbeitsauftrags
  • Mittelwerte: Durchschnittliche Durchlaufzeit eines Auftrags (MTTR)
  • Beziehungszahlen: Eigen-Kosten / Fremdfirmenkosten
  • Indexzahlen: # Mitarbeiter an einem Stichtag / # Mitarbeiter im Jahr 201x

Was ist bei der Auswahl von Kennzahlen besonders zu beachten?

Bei der Auswahl der Kennzahlen ist zunächst zu klären, welchen Zweck diese Kennzahl erfüllen soll. Dies sollte vor Auswahl und Generierung der Kennzahl direkt mit dem späteren Nutzer der Kennzahl (in diesem Fall mit dem Instandhaltungsleiter) abgestimmt werden. Hilfreich ist es, in diesem Gespräch auch zu besprechen, wie diese Kennzahl später genutzt werden soll; also welche Maßnahmen bei Über- oder Unterschreitung von Grenzwerten zu ergreifen sind.

Desweiteren ist sicherzustellen, dass die Kennzahl zeitgerecht und regelmäßig im abgestimmten Intervall bereitgestellt wird, regelmäßig (z.B. monatlich) analyisert wird und beim Über- oder Unterschreiten von definierten Grenzwerten Verbesserungsmaßnahmen initiiert und deren Erfolgswirksamkeit überwacht werden. Ganz wesentlich ist es, eine nachvollziehbare Ermittlung der Kennzahl sicherzustellen und die Kennzahlenanalyse durch eine geeignete visuelle Aufbereitung zu unterstützen.

Manchmal kommt es vor, dass mehrere Kennzahlen zur Auswahl stehen, die dem gleichen Zweck dienen. In diesem Fall kann ein Auswahlkriterium der Aufwand zur Generierung der Kennzahl sein

Weitere interessante Aspekte zu Kennzahlen sind im Blogbeitrag „Ziele und Zielsetzung in der Instandhaltung“ enthalten.

Unsere Top 5 Kennzahlen in der Instandhaltung

Aus unserer Erfahrung gibt es ein paar „Klassiker“ bei Kennzahlen, die unabhängig von der Industrie beim Kennzahlen-Auswahlprozess auf jeden Fall in die nähere Betrachtung gezogen werden sollten. Unsere Top 5 Kennzahlen sind:

  1. Technische Anlagenverfügbarkeit: MTBF/ (MTBF+MTTR) mit MTBF= durchschnittliche Zeit zwischen zwei Anlageausfällen und MTTR= durchschnittliche Dauer der Instandhaltungsmaßnahme
  2. Instandhaltungskostenrate: Instandhaltungskosten/ Wiederbeschaffungswert der Anlage
  3. Einhaltungsgrad gesetzlich vorgeschriebener Inspektionen/Prüfungen: Anzahl durchgeführter Prüfungen/ Gesamtanzahl an Prüfungen
  4. Anteil Prio 1-Aufträge: Anzahl Prio 1-Aufträge / Gesamtanzahl Instandhaltungsaufträge
  5. Anzahl umgesetzter Verbesserungsvorschläge/Mitarbeiter

Eine Kennzahl zur Überwachung des Jahresbudgets ist in dieser Liste nicht enthalten, da diese Kennzahl in der Regel „gesetzt“ ist.

Damit steht der Einführung der Kennzahlen in Ihrem Instandhaltungsbereich nichts mehr im Wege.

Weiterführende Literatur zum Thema Kennzahlen finden Sie auch hier:

  • VDI 2893: Auswahl und Bildung von Kennzahlen in der Instandhaltung, VDI-Gesellschaft Produktion und Logistik, 2019.
  • DIN EN 15341: Instandhaltung – Wesentliche Leistungskennzahlen für die Instandhaltung, Beuth Verlag, 2007.