In der Instandhaltung gehören zum Tagesgeschäft nicht nur die Planung, Steuerung und Durchführung von Reparaturen, Wartungsarbeiten und Inspektionen sondern auch die Bearbeitung von (technischen) Projekten. Ein wichtiger Aspekt in der Projektarbeit ist auch die Abschätzung des Personalaufwands für das gesamte Projekt oder aber auch nur für einzelne Teilaufgaben. Zu hohe Ungenauigkeiten in der Aufwandsabschätzung führen dabei zur Über- bzw. Unterauslastung der Projektmitarbeiter und zu Zeitverzögerungen oder längeren Wartezeiten in der Bearbeitung. Zur Abschätzung oder Ermittlung des Arbeitsaufwands stehen verschiedene Methoden zur Verfügung, u.a. auch Planning Poker.
Um eine Überlastung der eigenen Mitarbeiter bzw. Terminverschiebungen aufgrund fehlender Personalkapazitäten zu vermeiden, ist eine möglichst genaue Aufwandsabschätzung notwendig. Als Methoden stehen z.B. Delphi-Methode, Schätzklausuren, parametrische Methode, Benchmarking, Vergleichen und Schätzen, zur Verfügung. Eine weitere Methode, die hierbei genutzt werden kann, ist Planning Poker.
Vorgehensweise zur Umsetzung von Plannning Poker
Die Methode Planning Poker wird in 6 Schritten umgesetzt:
- Beschreibung der zu bewertenden Aufgabe. Eine Aufgabe kann dabei ein Projekt, ein Instandhaltungsauftrag oder eine beliebige andere Tätigkeit umfassen.
- Das Bewertungsteam schätzt den Aufwand zur Bearbeitung der Aufgabe ab. Dabei sind die Zahlen der Fibonacci Reihe zu verwenden.
- Fibonacci Reihe: 0-1-1-2-3-5-8-13-21-34-55-…….
- Insbesondere die Teammitglieder mit der niedrigsten und der höchsten Aufwandsabschätzung erklären, auf Basis welcher Annahmen und Erfahrungen Sie zu der Bewertung gekommen sind.
- Er erfolgt anschließend eine erneute Abschätzung des Bearbeitungsaufwands durch das gesamte Team. Sollte es zu keiner einheitlichen Bewertung kommen, so werden wiederum die zugrundeliegenden Annahmen für die höchste/niedrigste Bewertung vorgestellt
- Wiederholung der Schritte, bis es eine einheitliche Sichtweise des Teams gibt oder der Moderator die Schätzung vertagt, bis z.B. ergänzende Informationen zur besseren Abschätzung vorliegen.
Bei der Umsetzung der Methode sollte auf die folgenden Punkte geachtet werden, um so von der Methode am meisten zu profitieren:
- Stärkung der Diskussion, um so die kritische Auseinandersetzung mit dem Thema zu fördern.
- Fördern eines gemeinsamen Verständnisses, dass gravierende Schätzabweichungen nicht dem Gruppenzwang unterliegen.
- Die Aufwandsabschätzung sollte durch die Fachexperten erfolgen.
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FAQ
Hier erhalten Sie einen schnellen Überblick über das Wesentliche:
Eine präzise Aufwandsabschätzung ist essenziell, um Ressourcenengpässe und Terminverzug zu vermeiden. Ohne sie besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter entweder überlastet sind (zu viel Arbeit zugewiesen) oder unterausgelastet arbeiten müssen. Nur durch eine genaue Planung können Sie sicherstellen, dass Personal an den richtigen Stellen verfügbar ist, was maßgeblich dazu beiträgt, Wartungsarbeiten und Projekte termingerecht und ohne unnötige Wartezeiten abzuschließen.
Planning Poker ist eine iterative Schätzungsmethode. Das Prinzip basiert darauf, dass das gesamte Bewertungsteam (am besten Fachexperten) unabhängig voneinander einen Aufwand anhand der Fibonacci-Zahlen abschätzt. Die Zahlen werden sichtbar gemacht und die Meinungen mit den höchsten und niedrigsten Bewertungen müssen begründet werden. Dieses kritische Diskussionselement – in dem Annahmen offengelegt werden – führt anschließend zu einer erneuten, gemeinsamen Schätzung. Der Prozess wiederholt sich, bis Konsens erreicht ist. Sie eignet sich für die zeitliche Bewertung von Projekten oder einzelnen Instandhaltungsaufträgen.
Es gibt keine „beste“ Methode. Jede Methode ist für einen spezifischen Kontext geeignet.
Bei vielen Expertenmeinungen: Nutzen Sie Planning Poker, um Diskussion und Transparenz zu fördern.
Bei der Analyse historischer Daten: Verwenden Sie parametrische Methoden oder Benchmarking.
