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Arbeitsaufträge für Instandhaltungsarbeiten (Instandhaltungsaufträge) werden in Industrieunternehmen häufig genutzt. Die Art und Weise der Nutzung variiert jedoch sehr stark. Teilweise werden Instandhaltungsarbeiten in einem elektronischen Kalender gepflegt, teilweise wird eine Instandhaltungsplanungs- und steuerungssoftware genutzt. Die konkrete Ausgestaltung hängt hierbei von den Gründen ab, die bei der Einführung von Instandhaltungsaufträgen maßgeblich waren. Manchmal ändern sich diese Gründe und auch die Rahmenbedingungen. Eine regelmäßige kritische Überprüfung des Status-Quo ist daher sinnvoll. Auf 5 Punkte sollte hierbei besonders geachtet werden.
5 Gründe sind aus unserer Sicht die wesentlichen Treiber zur Einführung eines Arbeitsauftrags für Instandhaltungsarbeiten.
1. Der Instandhaltungsauftrag als Dokumentationsnachweis
Ein Instandhaltungsauftrag dient auch als Nachweis durchgeführter Instandhaltungsarbeiten. Besonders wichtig ist dies bei gesetzlich vorgeschriebenen Instandhaltungsarbeiten wie z.B. die Durchführung von Druckprüfungen. Mit dem Instandhaltungsauftrag kann die termingerechte und fachlich korrekte Durchführung der Arbeiten nachgewiesen werden.
2. Der Instandhaltungsauftrag als Basis für Schwachstellenanalysen
Durch die Dokumentation aller durchgeführten Instandhaltungsarbeiten lassen sich Ausfallhäufigkeiten der technischen Anlagen und mögliche Schwachstellen leichter identifizieren. Die zur Schwachstellenanalyse hilfreichen Informationen sollten in dem Instandhaltungsauftrag möglichst hinterlegt sein. Dies kann z.B. die Pflege eines Datenfelds wie „Schadensbild“ sein.
3. Der Instandhaltungsauftrag zur Ableitung der Instandhaltungsstrategie
Zur Überprüfung und Verbesserung der Instandhaltungsstrategie kann der Instandhaltungsauftrag als „Informationssammler“ wertvolle Dienste leisten. Wie bei der Schwachstellenanalyse sollte im Vorwege genau überlegt werden, welche Datenfelder eines Instandhaltungsauftrags später benötigt werden, um die Instandhaltungsstrategie zu optimieren.
4. Der Instandhaltungsauftrag zur Reduzierung des Risikos eines Organisationsverschuldens
Mittels Instandhaltungsauftrags kann genau festgelegt werden, welche Instandhaltungsarbeit an welchem technischen Platz durch wen durchzuführen ist. Damit liegt eine konkrete Anweisung vor, die dabei unterstützt, das Anweisungsverschulden zu reduzieren.
5. Der Instandhaltungsauftrag als Abrechnungsbasis
Der Instandhaltungsauftrag kann ebenfalls als „Kostensammler“ genutzt werden. Nicht nur intern erbrachte Leistungen können auf den Instandhaltungsauftrag gebucht werden, auch Leistungen, die an externe Instandhaltungsdienstleister vergeben wurden, können auf den Instandhaltungsauftrag gebucht werden.
Aus diesen 5 Gründen leitet sich nun auch die inhaltliche Ausgestaltung eines Arbeitsauftrags ab. Zudem sollte in dem Rahmen der Überprüfung oder Einführung von Instandhaltungsaufträgen ebenfalls kritisch überprüft werden, ob die zur Umsetzung notwendigen Prozesse, die Organisation und IT zweckmäßig und sinnvoll ausgestaltet sind. Somit hilft die richtige Ausgestaltung von Instandhaltungsaufträgen bei der Umsetzung einer effizienten und rechtsicheren Instandhaltung.
