6 Hebel für eine erhöhte Instandhaltungseffizienz in Krisen

Aufgrund von Corona gab es in diesem Jahr in den Unternehmen teilweise drastische Umsatzeinbußen und damit einhergehende Produktionsrückgänge. So erwartet der VDMA für den Maschinen- und Anlagenbau einen Produktionsrückgang von ca. 17% in 2020. Damit erhöht sich der Kostendruck auf die Unternehmen aber auch auf die Instandhaltung. Mit 6 Kernhebeln kann die Instandhaltung auf diese Situation reagieren. Dazu Bedarf es jedoch einer strukturierten Vorgehensweise in 4 Schritten.

Schritt 1:  Strategischen Rahmen klären

Im ersten Schritt ist durch die Instandhaltung zu klären, wie die Unternehmensleitung die zukünftige Entwicklung des Unternehmens sieht. Hierbei sind für die Instandhaltung insbesondere die folgenden drei Aspekte von Bedeutung:

  1. Die zukünftige wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens

Während der Corona-Krise wurden derzeit im Wesentlichen 3 unterschiedliche Szenarien diskutiert – die L, U oder V-Entwicklung.

Bei der L-Entwicklung wird davon ausgegangen, dass die wirtschaftliche Lage langfristig auf dem derzeit niedrigen Niveau bleibt. Bei der U-Entwicklung wird eine mittelfristige Erholung der wirtschaftlichen Lage antizipiert und bei der V-Entwicklung erfolgt die Erholung des Unternehmens kurzfristig und erreicht in wenigen Monaten wieder das Vorkrisen-Niveau.

Da von der Instandhaltung auch kostenwirksame Maßnahmen getroffen werden können, die erst mittel- bis langfristig wirken, ist hier eine genaue Kenntnis der Einschätzung bzgl. der wirtschaftlichen Entwicklung notwendig.

  1. Die Entwicklung des Produktportfolios

Durch Krisen werden Veränderungsprozesse beschleunigt und auch Kundenbedarfe können sich kurzfristig drastisch verändern (z.B. die derzeit gestiegene Nachfrage nach Software für Video- und Telefonkonferenzen). Für die Instandhaltung ist daher von Bedeutung, mit welchem Anlagenpark kurz-, mittel- und langfristig die Produktion sichergestellt werden soll. Unternehmen, die ein Asset Management-Managementsystem nutzen, können hier auf ihren strategischen Asset Management Plan zurückgreifen.

  1. Regulatorischer Rahmen

In Krisen werden teilweise Lockerungen des regulatorischen Rahmens beschlossen (z.B. Aussetzung der Insolvenzantragspflicht) oder zeitlich befristete Förderungen ermöglicht. Für die Instandhaltung ist hierbei wichtig, die sich daraus ergebenden Möglichkeiten zu kennen und vollständig auszuschöpfen.

Schritt 2: Aktuelle Kostensituation kennen

Um die Kosten in der Instandhaltung kurz-, mittel oder auch langfristig zu reduzieren, stehen der Instandhaltung verschiedene Ansätze zur Verfügung. Ausgangspunkt ist jedoch die genaue Kenntnis der aktuellen Kostensituation. Dies bedeutet zu wissen:

  • Wie hoch ist der Anteil der einzelnen Kostenarten (Personal, Material, Fremdfirmenleistungen, etc.)
  • Wie hoch ist der Anteil der variablen Kosten und wie gliedert sich dieser auf?
  • Für welche Leistungen (Wartung, Inspektion, Instandsetzung, Projekte,…) fallen Kosten an und in welcher Höhe?
  • An welchen Anlagen fallen Kosten in welcher Höhe an?

Schritt 3: Hebel identifizieren und Maßnahmen ableiten

Kostenreduzierungen können nun realisiert werden durch Maßnahmen, die entweder die Effektivität in der Instandhaltung erhöhen oder die die Effizienz weiter steigern.

Hierbei ergeben sich für die Instandhaltung 6 Kernhebel:

  1. Anpassen der Asset Strategie

Mit der Asset Strategie wird festgelegt, wie die Wertschöpfung durch den Anlagenbetrieb maximiert werden kann. Bei Produktionsrückgängen bzw. einem geänderten Nachfrageverhalten können Anlagen stillgelegt bzw. auch bei Behörden abgemeldet werden.

Die aktualisierte Asset Strategie hat zusätzlich Einfluß auf die technischen Projekte. Hier ist die Allokation des Projektbudgets kritisch zu hinterfragen.

  1. Anpassen der Instandhaltungsstrategie

In Unternehmen wird in einer solchen Phase häufig von einer verfügbarkeits-orientierten Instandhaltungsstrategie auf eine kostenoptimierte Instandhaltungsstrategie umgestellt. In diesem Fall werden Wartungs- und Inspektionsarbeiten mit festen Intervallen (nicht gemeint sind gesetzlich vorgeschriebene Arbeiten) zum Teil verlängert oder sogar teilweise ersatzlos gestrichen.

  1. Anpassen der Fremdfirmenstrategie

Durch den Produktionsrückgang wird sich auch das Auftragsvolumen in der Instandhaltung reduzieren. Somit ist zu prüfen, inwiefern extern eingekaufte Instandhaltungsleistungen durch eigene Mitarbeiter substituierbar sind.

  1. Anpassen der Ersatzteilstrategie

Der Rückbau und auch die Stilllegung von Anlagen haben Auswirkungen auf den Ersatzteilbestand und die hinterlegten Dispositions-Daten. Die konkreten Auswirkungen sind von der Instandhaltung zu bestimmen.

  1. Verbesserung der Prozesseffizienz

Die verschwendungsfreie Umsetzung der Instandhaltungsprozesse ist unabhängig von der Krisensituation, regelmäßig zu überprüfen. Mit einzubeziehen sind hierbei auch die Fremdfirmen. In der Vergangenheit haben sich gerade in diesem Bereich deutliche Verbesserungspotenziale gezeigt.

  1. Organisationsstruktur

Die Ansatzpunkte Asset, Instandhaltungs- und Fremdfirmenstrategie sowie die Verbesserung der Prozesseffizienz werden auch Auswirkungen auf die benötigte Mitarbeiterqualifikation und die Organisationsstruktur haben.

Wichtig ist gerade in Krisenzeiten, die verschiedenen Maßnahmen mit Augenmaß umzusetzen. Risikobeurteilungen und ein Szenario-Management helfen dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Schritt 4: Überprüfen der Wirksamkeit

Die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen lässt sich nun im Rahmen des bestehenden (Technischen) Controllings überwachen. Hierbei sollte jedoch überprüft werden, ob die bestehenden Auswertungen sowie Entscheidungs- und Eskalationsprozesse der Situation angemessen ausgestaltet sind.