Wie schnell finden Sie Ihre Ersatzteile?

Sind auch Sie häufiger auf der Suche nach dem richtigen Ersatzteil? Mit 3 Tipps können Sie sich die Suche im Tagesgeschäft deutlich vereinfachen. Welche Ansätze dies sind, erfahren Sie im Folgenden.Die Suche nach dem richtigen Ersatzteil ist Tagesgeschäft in der Instandhaltung. Es gibt kaum einen Tag, an dem nicht der Arbeitsvorbereiter, Meister oder manchmal auch der Handwerker nach dem benötigten Ersatzteil in seinem IT-System oder aber auch im Lager sucht. Insbesondere bei unregelmäßig vorkommenden Instandsetzungsarbeiten werden in den meisten Unternehmen keine Ersatzteile für diesen sehr speziellen Einzelfall im Vorwege festgelegt. Nach der Identifizierung der Schadensursache und des ausgefallenen Bauteils gilt es daher, die benötigten Ersatzteile schnell zu identifizieren, im Lager zu finden und bei Bedarf zu bestellen.

Warum ist eine schnelle Identifizierung von Ersatzteilen wichtig?

Gerade bei ausgefallenen Engpassanlagen gilt es, die Stillstandsdauer des Anlagenausfalls zu minimieren. So werden die mit dem Ausfall verbundenen Opportunitätskosten reduziert und Liefertermine werden weiterhin eingehalten. Ein beeinflussender Zeitfaktor bei der Reduzierung der Ausfalldauer, der nicht außer acht gelassen werden sollte, ist die Suche nach dem richtigen Ersatzteil.

Wir empfehlen, diese Suchzeit nach Ersatzteilen weiter zu untergliedern. So können Sie wirksamere Verbesserungsmaßnahmen ableiten. Folgende Untergliederung hat sich in der Praxis als zweckmäßig erwiesen:

  1. Die Dauer, das benötigte Ersatzteil eindeutig mit seiner Ersatzteilnummer zu identifizieren und
  2. Die Dauer, das Ersatzteil im Lager zu finden

Diese Suchzeiten können im Extremfall mehrere Stunden betragen, wenn nicht die richtigen Werkzeuge den Instandhaltern an die Hand gegeben werden.

Mit drei Tipps lassen sich die Suchzeiten meist deutlich reduzieren.

Tipp #1: Ersatzteile im IT-System verwalten

Mittelständische Unternehmen aus anlagenintensiven Industrien haben schnell 15.000- 20.000 verschiedene Ersatzteile auf Lager liegen. Bei dieser Größenordnung kann eine schnelle Suche nach Ersatzteilen nur mittels eines IT-Systems umgesetzt werden. Um die Suche zu vereinfachen, ist eine präzise Beschreibung des Ersatzteils notwendig. In diesem Zuge wird idealerweise das Ersatzteil auch einem Lagerplatz zugeordnet. So kann dann der Handwerker oder Lagerist schnell die benötigten Ersatzteile im Lager finden.

Tipp #2: Ersatzteil dem Technischen Platz zuordnen

Eine Gesamtliste aller Ersatzteile im IT-System ist ein erster Schritt zur Beschleunigung der Suche. Für den Instandhalter ist es jedoch noch einfacher, den betreffenden Technischen Platz in seinem IT-System aufzurufen und dort alle zugeordneten Ersatzteile zu sehen. Dies funktioniert umso besser, je detaillierter die Technische Patz-Struktur abgebildet ist.

Tipp #3: Bilder vom Ersatzteil nutzen

Ich kenne noch die Zeiten, zu denen ich mittels Microfiche das benötigte Ersatzteil identifiziert habe. Heute können Bilder dem Materialstammdatensatz zugeordnet werden. Dies hilft, zusätzlich zur genauen Beschreibung, das Ersatzteil eindeutig zu identifizieren. Wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, der kann sich bereits heute mittels moderner Bilderkennungssoftware automatisch die richtige Materialnummer anzeigen lassen. Bei diesen IT-Lösungen sollte jedoch gerade bei Anwendungsfällen in der Instandhaltung ganz genau auf die Kosten und den Nutzen geachtet werden.

Natürlich gibt es noch weitere Ansatzpunkte, um die Ersatzteilsuche und –bereitstellung deutlich zu verbessern. Ausgangspunkt einer weiteren Verbesserung ist dabei immer eine genaue Kenntnis der „Zeitfresser“. Erst so lassen sich unternehmensspezifisch die richtigen Verbesserungsmaßnahmen ableiten.

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