Kennen Sie dies auch? Am Ende des Kalenderjahres geht es in die heiße Phase der Budgetplanung für das nächste Geschäftsjahr. Auch die Instandhaltung ist in der Regel in diesen Prozess eingebunden. Doch der Aufwand zur Bereitstellung der notwendigen Daten und zum Abstimmen des „richtigen“ Budgets ist meist hoch. Wir sehen in diesem Rahmen 4 Ansatzpunkte, um den Aufwand in der Budgetplanung zu reduzieren, die Wertschöpfung aus dem Budget zu verbessern und die Genauigkeit zu erhöhen. Welche dies sind, erfahren Sie im Folgenden.
Der Budgetplanungsprozess mit den Terminen und den zu liefernden Informationen aus den Fachabteilungen wird in Industrieunternehmen in der Regel durch den kaufmännischen Bereich vorgegeben. Für die Instandhaltung gilt es, diese formalen Anforderungen mit möglichst geringem Aufwand zu erfüllen und gleichzeitig plausibel und nachvollziehbar die Budgetgröße zu begründen. Hierbei sollten die folgenden 4 Fehler vermieden werden.
Falsche Schwerpunkte bei der Budgetverteilung
Ziel sollte es sein, das Budget so zu verteilen, dass der Mehrwert für das Unternehmen maximiert wird. Doch hierzu ist es notwendig, neben der reinen Kostenbetrachtung, auch den Nutzen der erbrachten Leitungen zu berücksichtigen. Laut einer Studie von pwc wird jedoch nur in 40% der Unternehmen in den Projektanträgen auch eine (sehr) detaillierte Nutzenbetrachtung berücksichtigt. Somit wird auch die Überprüfung des Projektnutzens zum Projektabschluß schwierig.
Keine Kenntnis über die Höhe der gesetzlich bestimmten Instandhaltungskosten
Teilweise werden die Instandhaltungskosten durch gesetzliche Auflagen beeinflusst. Dieser Kostenblock ist, sofern sich die Gesetze nicht verändern oder es zu relevanten Zu- oder Rückbauten kommt fix – bessere Einkaufskonditionen seien hier einmal außen vorgelassen. Die Höhe dieser Kosten kann prinzipiell leicht ermittelt werden, wenn denn ein Instandhaltungsplanungssystem im Einsatz und ist und die Möglichkeit besteht, nach diesen Instandhaltungsarbeiten zu filtern.
Keine klare Ausrichtung an den Unternehmenszielen
Der Zusammenhang zwischen Unternehmenszielen und den Instandhaltungsbudgets ist leider nicht immer nachvollziehbar. Geänderte Vorgaben lassen sich somit nicht in Budgetänderungen übersetzen. Erst durch klare Ursache-Wirkungsketten kann jedoch die Allokation des Instandhaltungsbudgets optimiert werden.
Fehlende langfristige Sichtweise
Gerade in der Instandhaltung ist eine langfristige Sichtweise notwendig. Anlagen werden teilweise viele Jahrzehnte betrieben. In diesem Zeitraum gibt es viele technologische Veränderungen, das Produktportfolio verändert sich, die Anforderungen seitens der Produktion oder auch die gesetzlichen Vorgaben ändern sich. Um in diesem Umfeld kein Geld zu verbrennen, ist eine langfristige und verlässliche Sichtweise notwendig. Eine zu kurzfristige Sichtweise führt andererseits u.a. zu erhöhten Ersatzteilbeständen oder auch zu sub-optimalen Wartungs- und Inspektionszyklen.
Durch Vermeidung dieser TOP 4 Fehler in der Budgetplanung lässt sich der Return on Investment durch das eingesetzte Budget weiter steigern.
Wichtig ist also im Zusammenhang der Budgetplanung, dass
- die dafür notwendigen Daten unterjährig gesammelt werden und leicht abrufbar sind.
- durch ein Technisches Controlling Ursache- und Wirkungszusammenhänge besser aufgezeigt werden können.
- bewährte Methoden eingesetzt werden, um eine optimale Verteilung des Budgets zu gewährleisten.
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FAQ
Hier erhalten Sie einen schnellen Überblick über das Wesentliche:
Die Hauptschwierigkeit liegt im hohen Aufwand zur Bereitstellung notwendiger Daten und vor allem in der Validierung und Begründung des „richtigen“ Budgets. Häufig besteht ein Disconnect zwischen dem technisch notwendigen Bedarf und den übergeordneten Unternehmenszielen. Zudem sollte stärker die Langfristperspektive des Anlagenbetriebs bei der Budgetplanung berücksichtigt werden.
Um einen optimalen Return on Investment (ROI) mit dem eingesetzten Budget zu gewährleisten, müssen Prozesse optimiert werden. Dazu gehört vor allem:
Kontinuierliches Datenmanagement: Die notwendigen Daten zur Planung und Steuerung sollten eine hohe Datenqualität aufweisen und in Echtzeit leicht abrufbar sein.
Technisches Controlling: Durch den Einsatz von Kennzahlen können Abweichungen schneller erkannt und Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge präziser aufgezeigt werden. Zudem unterstützt das Technische Controlling bei der Bewertung von Alternativen und Lebenszykluskostenbetrachtungen.
Methodische Verlässlichkeit: Nutzen Sie bewährte Methoden und (Entscheidungs-)Regeln, um sicherzustellen, dass das Budget optimal verteilt wird.
Vier kritische Fehlerquellen sollten Sie vermeiden:
Falsche Schwerpunkte bei der Verteilung: Das Budget darf nicht nur nach Kosten betrachtet werden, sondern muss den erbrachten Mehrwert und Nutzen für das Unternehmen berücksichtigen.
Unkenntnis gesetzlicher Kosten: Die Höhe von durch Gesetze bestimmten Instandhaltungskosten stellt einen meist fixen Kostenblock dar, der nur durch In- oder Außerbtriebnahme von Anlagen beeinflusst werden kann.
Fehlende Unternehmensausrichtung: Ein Budget muss klar mit den strategischen Zielen des Unternehmens verknüpft sein (Ursache-Wirkungs-Kette).
Kurzfristige Sichtweise: Da Anlagen Jahrzehnte betrieben werden, ist eine langfristige Betrachtung technologischer, gesetzlicher oder produktbezogener Veränderungen notwendig.
