Welche Einkaufsstrategie ist optimal in der Instandhaltung?

Einkaufsstrategien in der Instandhaltung

Sind Sie auch Anhänger der Single-Sourcing Idee oder setzen Sie lieber auf Sicherheit und schwören auf ein Multi-Sourcing? In diesem Glaubenskrieg ist es sicherlich hilfreich, die Vor- und Nachteile nüchtern gegeneinander abzuwiegen. Der nachstehende Blog soll dazu mehr Klarheit bringen, mit Argumenten, die Sie so wahrscheinlich noch nicht berücksichtigt haben.

Sowohl bei der Beauftragung von Fremdfirmen zur Erbringung von Instandhaltungsleistungen, als auch bei der Bestellung von Materialien, wie z.B. Verbrauchsmaterialien oder Ersatzteilen, stellt sich die folgende Frage: Binde ich mich an einen Lieferanten oder streue ich das Risiko, um nicht abhängig zu werden?

Zur Klärung dieser Frage sollten wir uns den Prozeß der Beauftragung näher ansehen. Ausgangspunkt ist meist ein Bedarf an Personalleistungen oder Material, der mittels interner Ressourcen nicht gedeckt werden kann. Um diesen Bedarf zu befriedigen, werden in der Regel auf Basis der Bestellanforderungen durch die Einkaufsabteilung Angebote eingeholt. Die Formulierung der Angebote, die Suche nach möglichen Partnern, die Auswahl und die anschließende Vergabe binden interne Ressourcen in vielen verschiedenen Abteilungen. Die Handlingskosten dafür werden in aller Regel nicht erfaßt, da die Mitarbeiter ja sowieso da sind. Die Vollkosten für eine Bestellanforderung können so im Extremfall auch mehrere hundert Euro betragen. Trotz dieser hohen Kosten gibt es immer noch Unternehmen, die in diesem Fall von den „Ehda-Kosten“ oder „Soda-Kosten“ sprechen.

Die höheren Prozess- und Einkaufskosten beim Single-Sourcing im Vergleich zum Multi-Sourcing ergeben sich u.a. aus den folgenden Zusatztätigkeiten:

  • Anlegen von Lieferantenstammdaten
  • Bonitätsprüfungen
  • Prüfungen von Zertifikaten, Nachweisen, etc.
  • Ein- und Unterweisungen
  • Koordinierungs- und Überwachungsaufwand
  • Kleinere Einkaufsmengen je Lieferant
  • ….

Demgegenüber steht beim Single-Sourcing das Risiko der höheren Abhängigkeit von einem Lieferanten. Dazu einige Anmerkungen: Wenn Sie nur kleine Bestellungen aufgeben, besteht beim Multi-Sourcing das Risiko, das andere Kunden als wichtiger angesehen werden und Sie im Ernstfalle nicht bevorzugt bedient werden. Die Abhängigkeit beim Single-Sourcing können Sie auch dadurch mildern, daß der Einkauf jährlich das Paket neu ausschreiben kann und Ihr bisheriger Lieferant das Recht auf einen Last Call eingeräumt bekommt. Selbst wenn der dann noch ein paar Prozent teurer bleibt, könnte es sein, dass Sie aufgrund deutlich geringerer Handlingskosten weiterhin niedrigere Gesamtkosten haben.

Große Standorte setzen daher auf die Einkaufsstrategie des „Dual-Sourcing“. Hierbei wird das Einkaufsvolumen auf zwei voneinander unabhängige Lieferanten verteilt. Das Risiko eines Komplettausfalls des Lieferanten wird somit reduziert und durch die Aufteilung des Vergabevolumens auf nur 2 Lieferanten können trotzdem noch Mengenrabatte durch den Einkauf vereinbart werden. Auch sind die Handlingskosten gegenüber einem Multi-Sourcing in der Regel deutlich reduziert.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Entscheidung zwischen Single-Sourcing oder Multi-Sourcing wird häufig vor dem Hintergrund der (scheinbaren) Abhängigkeit von einem Lieferanten und der mangelnden Flexibilität bei der Preisgestaltung geführt. Dabei werden die oft erheblichen Handlingskosten nicht betrachtet, die die angeblichen Einsparungen meist wieder zunichtemachen. Die Möglichkeit, sich auf wesentliche Dinge konzentrieren zu können, sollte Anlass genug sein, die bisherige Einkaufspolitik zu überprüfen.

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