Setzen Sie wirklich die richtigen Projekte um?

Wussten Sie, dass gemäß einer Studie nur bei ca. 42% aller Projekte, bei denen es um Kosteneinsparungen geht, auch eine konkrete monetäre Zielsetzung angegeben wird? [1] Das bedeutet, dass das Risiko einer Fehlinvestition bzw. einer nicht optimalen Verwendung der meist knappen Budgets steigt. Bei einem hohen Anteil des Projektbudgets an dem Gesamtbudget, dass einem Instandhaltungsleiter zur Verfügung steht, ergeben sich somit signifikante Auswirkungen auch auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Jedoch ist dies nur eine Seite der Medaille.

Mit den richtigen Projekten wird die kurz-, mittel-, und auch langfristige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichergestellt. In der Instandhaltung gehören zu den typischen Projekten die technischen Anlagen- und Infrastrukturprojekte (sowohl als Umbau- oder Neubauprojekt), Organisationsprojekte und IT-Projekte. Wichtige Ziele, die hierbei verfolgt werden, sind neben Kostenaspekten z.B. verbesserte Leistungsparameter der Anlagen oder auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Zur Umsetzung der Vielzahl an Projektideen reicht meist nicht das zur Verfügung stehende Budget aus. Auch die vorhandene Personalkapazität, um die Projekte ausreichend zu betreuen, kann einen Engpass darstellen. Daher ist es wichtig, dass die „richtigen“ Projekte mit Vorrang ausgewählt und umgesetzt werden. Was „richtig“ ist definiert jedes Unternehmen für sich anhand seiner spezifischen Zielkategorien. Häufig genutzte Zielkategorien sind z.B. Kostenreduzierung, Steigerung der Anlagenverfügbarkeit, Flexibilisierung der Produktion, etc. Als hilfreich hat es sich dabei erwiesen, die Projekte zunächst auf die folgenden 4 Projektkategorien zu verteilen, weil somit die Projektpriorisierung vereinfacht und objektiviert wird.

Muss-Projekte

Muss-Projekte müssen spätestens in dem betrachteten Budgetjahr umgesetzt werden. Diese Projekte basieren auf konkreten gesetzlichen Anforderungen, die zu einem Stichtag umzusetzen sind. Die Nicht-Einhaltung der Fristen kann zur Betriebsschließung, empfindlichen Geld- oder Haftstrafen führen.

Beispiel für Muss-Projekte:

  • Einbau einer neuen Filteranlage zur Einhaltung von Emissionsgrenzwerten

Strategische Projekte

Strategische Projekte sind meist an die Umsetzung der Unternehmens- oder Bereichsstrategie gekoppelt. Sie haben einen direkten Einfluß auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens oder die Einhaltung vertraglich vereinbarter Leistungen.

Beispiel für Strategische Projekte:

  • Inbetriebnahme einer neuen Fertigungslinie, um das neue Produkt zu fertigen

Effizienz-Projekte

Bei Effizienz-Projekten steht den Projektkosten immer ein konkret monetär zu bewertender Nutzen gegenüber. Mittels Finanzkennzahlen wie Kapitalwert oder ROI lässt sich die Vorteilhaftigkeit eines Projekts genau errechnen.

Beispiel für Effizienz-Projekt:

  • Reduzierung der Energiekosten durch Einbau von Pumpen einer höheren Effizienzklasse

Nice-to Have Projekte

Diese Projekte können keiner der drei oben genannten Kategorien zugeordnet werden.

Beispiel für Nice-to Have Projekte:

  • Renovierung des Pförtnerbüros

Mittels dieser Klassifizierung lassen sich nun die für das nächste Budgetjahr anstehenden Projekte leicht priorisieren. Zudem ist sichergestellt, dass der maximale Nutzen aus dem Projektbudget generiert wird. Ggf. ist es erforderlich bei der Projektauswahl noch weitere Kriterien zu berücksichtigen. So wird z.B. bei einem größeren strategischen Anlagenumbau berücksichtigt, welche zusätzlichen „kleineren“ Effizienz-Projekte im „Windschatten“ umgesetzt werden können, um so die Stillstandsdauer der Anlage bestmöglich auszunutzen.

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[1] Loidl, F.; Gahleitner, M.: Aktueller Stand der Umsetzungsqualität von Projekten in der Industrie. MCG Managementberatung GmbH, Stand: 04/2013.