Ein wichtiger Aspekt in der Instandhaltung ist die Ersatzteilbewirtschaftung. Wesentlich ist dabei, eine hohe Auftragserfüllungsquote zu minimalen Bestandskosten zu erreichen. Hierbei gilt es, die aus der Logistik bekannten Regeln für die Lagerwirtschaft von Produktionsgüter an die besonderen Rahmenbedingungen der Ersatzteilbewirtschaftung anzupassen. Ausgangspunkt bildet somit die 7R+-Regel.
Was ist 7R+?
7R+ ist ein Akronym und beschreibt die Eckpunkte der logistischen Aufgabenstellung:
- den richtigen Artikel
- zum richtigen Zeitpunkt
- in der richtigen Qualität / Spezifikation
- am richtigen Ort
- in der richtigen Menge
- zu den richtigen Gesamtkosten
- in der richtigen Verpackung
- für den richtigen Kunden
- mit der richtigen Information
- ……. bereitzustellen
Ursprünglich wurde die logistische Aufgabenstellung mit den o.a. ersten 4R umrissen. Diese Sichtweise wurde jedoch über die Jahre hinweg weiterentwickelt, so dass bereits jetzt in der Literatur 9R zu finden sind. Es wird sicherlich in der Zukunft noch Spielraum für weitere „R“ bieten, je nach konkreter Zielsetzung und Aufgabenstellung der Logistik.
Nutzen von 7R+ für die Instandhaltung
Für die Ersatzteilbewirtschaftung in der Instandhaltung ergibt sich daraus eine interessante Checkliste, anhand derer die Ausgestaltung der Ersatzteilbewirtschaftung systematisch abgeprüft werden kann. Beispielhaft wird dies am „Richtigen Artikel“ dargestellt:
Hierbei wird im ersten Schritt geprüft, ob alle Ersatzteile für die betrachtete Anlage bekannt sind. Dies erfolgt je nach Datenlage entweder durch Sichtung der vorliegenden Ersatzteillisten, durch Analyse der den technischen Plätzen hinterlegten Ersatzteilen oder ggf. durch Analyse der Ersatzteilstammdaten im Lagerverwaltungs- oder IPS-System. Nicht unüblich ist es, dass bereits bei diesem Schritt einige Lücken in der Dokumentation identifiziert werden.
Im 2. Schritt können Sie dann prüfen, ob die identifizierten Ersatzteile überhaupt noch am Markt verfügbar sind oder bereits abgekündigt wurden. Hieraus ergeben sich Schnittstellen zum Obsoleszenzmanagement.
Sinnvollerweise werden vor dem Abprüfen der 7R+ alle benötigten Ersatzteilinformationen (z.B. Artikelnummer, Artikelname, Lagerbestand, Preis, Spezifikation,…..) zusammengestellt, um in den einzelnen Prüfschritten fehlende Informationen einfacher zu identifizieren und Lücken schneller zu schließen. Somit stehen nach dem Abprüfen der 7R+ alle Informationen zur Verfügung, um die Ersatzteilbewirtschaftung optimal auszugestalten.
Bei der Prüfung der restlichen 7R+ spielen für die Instandhaltung dabei die folgenden Fragen eine besondere Rolle:
- Wie schnell müssen bestimmte Ersatzteile verfügbar sein?
- Wie kann der Ersatzteilbestand reduziert werden, ohne das Risiko eines verlängerten Anlagenstillstands aufgrund fehlender Ersatzteile zu erhöhen?
- Worauf ist bei der Lagerung von Ersatzteilen mit besonders geringen Umschlagshäufigkeiten zu achten, damit diese bei Bedarf auch funktionsfähig sind?
- Sind die Spezifikationen für die Ersatzteile präzise genug, so dass der Einkauf darauf basierend auch die richtigen Artikel bestellen kann?
- Ist die Ersatzteildokumentation z.B. mit den benötigten Prüfzeugnissen vollständig und aktuell?
- Sind die notwendigen Prozesse zur Umsetzung zweckmäßig ausgestaltet?
Durch eine systematische Prüfung der 7R+ werden somit alle relevanten Aspekte der Ersatzteilbewirtschaftung berücksichtigt. Das Ergebnis ist ein Stärken-Schwächen-Profil, auf dessen Basis die Ersatzteilbewirtschaftung optimiert wird.
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FAQ
Hier erhalten Sie einen schnellen Überblick über das Wesentliche:
Die 7R+-Regel ist ein umfassendes logistisches Rahmenwerk, das ursprünglich zur Beschreibung aller notwendigen Elemente eine perfekt aufgestellten Logistik entwickelt wurde. Es geht darum zu gewährleisten, dass nicht nur der richtige Artikel geliefert wird, sondern dieser in der richtigen Menge, zum richtigen Zeitpunkt, in der nötigen Qualität und zu den optimalen Gesamtkosten. Für die Ersatzteilbewirtschaftung ist dieses Modell besonders relevant, weil es dazu dient, die ansonsten sehr komplexen Rahmenbedingungen (wie z.B. kritische Verfügbarkeit vs. Lagerkosten) systematisch zu prüfen. Es liefert somit eine strukturierte Checkliste, um sicherzustellen, dass alle logistischen und fachlichen Aspekte – von der Dokumentation bis zur Prozessgestaltung – abgedeckt sind.
Die Anwendung ist ein mehrstufiger Audit-Prozess. Zunächst muss eine vollständige Aufnahme der Ist-Situation erfolgen und alle benötigten Informationen (Artikelnummern, Spezifikationen, Preise etc.) zusammengetragen werden. Ein kritischer erster Schritt ist die Überprüfung, ob tatsächlich alle Ersatzteile für die Anlage bekannt sind. Ist dies der Fall, folgt der zweite Prüfschritt: Die Marktfähigkeit prüfen. Hierbei wird geklärt, ob die Teile noch am Markt verfügbar oder bereits abgekündigt (Obsoleszenz) wurden. Die eigentliche Stärke des Ansatzes liegt in den nachfolgenden strategischen Fragen wie: Wie schnell müssen wir das Teil vor Ort an der Anlage haben? Wie stellen wir sicher, dass bei selten benötigten Teilen die Funktionalität garantiert bleibt? Durch diese schrittweise Abfrage wird ein detailliertes Stärken-Schwächen-Profil erstellt.
Der zentrale Konflikt liegt im Spannungsfeld zwischen hoher Verfügbarkeit und minimalen Gesamtkosten. Ein zu niedrig dimensionierter Bestand führt bei Ausfällen zum teuren Anlagestopp; ein zu hoher Bestand bindet unnötiges Kapital. Die 7R+-Prüfung hilft, diesen Konflikt systematisch zu lösen, indem sie nicht nur die Stückzahlen (Menge) betrachtet, sondern auch prozessuale und qualitative Aspekte berücksichtigt: Ist die Spezifikation präzise genug? Sind die notwendigen Prüfzeugnisse aktuell? Wie gut sind die Prozesse ausgestaltet? Durch das Abdecken dieser Ebenen kann ein optimales Gleichgewicht gefunden werden, bei dem der Servicelevel garantiert wird, ohne dass unnötige Lagerkosten entstehen.
