Die Bearbeitung von technischen Projekten gehört seit jeher zu den typischen Aufgaben in der Instandhaltung. Neben einigen Großprojekten ist die Projektarbeit aber eher geprägt durch eine Vielzahl an kleineren Projekten. Hier gilt es, den administrativen Aufwand für das Projektmanagement möglichst gering zu halten aber auf der anderen Seite auch sicherzustellen, dass trotzdem das Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann. Dies bedeutet, dass auch die kleineren Projekt im Budgetrahmen bleiben, der Abschlußtermin eingehalten wird und letztlich die Stakeholder zufrieden sind. Dies ist leider nicht immer der Fall und somit werden die erhofften Verbesserungspotenziale nur teilweise und zeitverzögert realisiert. Die Gründe hierfür sind meist sehr vielfältig. Doch hätte es Möglichkeiten gegeben, die Projektumsetzung erfolgreicher zu gestalten?
Eine schnelle Umsetzung von Projekten mit wenigen Änderungsschleifen, kurzen Entscheidungswegen und Wartezeiten auf Lieferanten etc. führt letztlich nicht nur zur schnelleren Realisierung der mit dem Projekt verbundenen Potenziale sondern auch zu einer Entlastung des Projektteams.
Ein wichtiges Hilfsmittel stellt hierbei die Risikobeurteilung dar. Hierbei werden Risiken frühzeitig identifiziert, bewertet und bestmöglichst gesteuert. Einige Herausforderungen hierbei sind, die Risikoanalyse nicht umfassend genug zu betreiben, unwahrscheinliche Risiken auszublenden oder Maßnahmen zur Risikoreduzierung zu allgemein zu formulieren. Hilfreich ist es hierbei, auf die Risikobeurteilungen und die Erfahrungen aus den letzten Projekten zurückzugreifen und natürlich gerade bei langlaufenden Projekten regelmäßig die Risikobeurteilung zu aktualisieren. Die Dokumentation dazu erfolgt in einem Risikoinventar.
Inhalte eines Risikoinventars
Ein Risikoinventar ist eine Tabelle mit den identifizierten und bewerteten Projektrisiken, die dabei unterstützt jedes identifizierte Risiko zu steuern.
Ein Risikoinventar enthält normalerweise die folgenden Informationen:
- Identifikationsnummer
- Kurzbeschreibung des Risikos
- Risikokategorie
- Eintrittswahrscheinlichkeit
- Auswirkung
- Risikostufe
- Maßnahmen zur Vermeidung oder Verringerung des Risikos
- Verantwortliche zur Maßnahmenumsetzung
- Termin
- Anmerkungen
Wer erstellt das Risikoinventar?
In der Regel erstellt bei „kleinen“ Instandhaltungsprojekten der Projektleiter das Risikoinventar. Bei großen oder komplexen Projekten gibt es ggf. sogar einen Risiko-Koordinator im Projektteam, der das Riskoinventar erstellt und Projektrisiken kontinuierlich überwacht. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Risiko-Koordinator oder der Projektleiter diese Arbeit in der „stillen Kammer“ und ganz alleine umsetzt. Vorteilhaft ist es, hierbei auch das Projektteam einzubinden und für Projektrisiken zu sensibilisieren.
Somit steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, um die Projektrisiken aktiv zu steuern und somit den Projekterfolg zu erhöhen.
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FAQ
Hier erhalten Sie einen schnellen Überblick über das Wesentliche:
Das Risikoinventar ist im Wesentlichen eine strukturierte Checkliste oder Tabelle, in der alle potenziellen Risiken eines Projekts systematisch erfasst und bewertet werden. Sein Zweck ist es, die Projektleitung zu unterstützen, Projektrisiken aktiv zu steuern. Es hilft dabei, Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren (z. B. Verzögerungen durch Lieferanten oder unvorhergesehene technische Probleme), bevor sie das Projekt gefährden.
Die bloße Erstellung des Inventars reicht nicht aus – die Analyse muss ein fortlaufender Prozess sein. Um eine umfassende und praxisrelevante Bewertung zu gewährleisten, sollten Sie drei Dinge beachten:
Regelmäßige Aktualisierung: Insbesondere bei langlaufenden Projekten müssen Risikobeurteilungen regelmäßig überprüft und an neue Rahmenbedingungen angepasst werden.
Vergangenheit nutzen: Greifen Sie aktiv auf die Erfahrungen und Rückmeldungen aus bereits abgeschlossenen Projekten zurück. Diese „Lessons Learned“ sind wertvolle Quellen für potenzielle, bislang unerkannte Risiken.
Team-Einbindung: Binden Sie das Projektteam in den Prozess ein. Dies steigert nicht nur die allgemeine Sensibilisierung für Risiken, sondern erhöht auch die Akzeptanz und die Bereitschaft der Verantwortlichen, die geplanten Maßnahmen umzusetzen.
Nein, keineswegs! Auch „kleine“ Projekte können große Auswirkungen nach sich ziehen. Daher sollte der Aufwand nicht gescheut werden – meist ist dieser auch deutlich reduziert im Vergleich zu komplexen Projekten.
