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Die Bearbeitung von technischen Projekten gehört seit jeher zu den typischen Aufgaben in der Instandhaltung. Neben einigen Großprojekten ist die Projektarbeit aber eher geprägt durch eine Vielzahl an kleineren Projekten. Hier gilt es, den administrativen Aufwand für das Projektmanagement möglichst gering zu halten aber auf der anderen Seite auch sicherzustellen, dass trotzdem das Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann. Dies bedeutet, dass auch die kleineren Projekt im Budgetrahmen bleiben, der Abschlußtermin eingehalten wird und letztlich die Stakeholder zufrieden sind. Dies ist leider nicht immer der Fall und somit werden die erhofften Verbesserungspotenziale nur teilweise und zeitverzögert realisiert. Die Gründe hierfür sind meist sehr vielfältig. Doch hätte es Möglichkeiten gegeben, die Projektumsetzung erfolgreicher zu gestalten?
Eine schnelle Umsetzung von Projekten mit wenigen Änderungsschleifen, kurzen Entscheidungswegen und Wartezeiten auf Lieferanten etc. führt letztlich nicht nur zur schnelleren Realisierung der mit dem Projekt verbundenen Potenziale sondern auch zu einer Entlastung des Projektteams.
Ein wichtiges Hilfsmittel stellt hierbei die Risikobeurteilung dar. Hierbei werden Risiken frühzeitig identifiziert, bewertet und bestmöglichst gesteuert. Einige Herausforderungen hierbei sind, die Risikoanalyse nicht umfassend genug zu betreiben, unwahrscheinliche Risiken auszublenden oder Maßnahmen zur Risikoreduzierung zu allgemein zu formulieren. Hilfreich ist es hierbei, auf die Risikobeurteilungen und die Erfahrungen aus den letzten Projekten zurückzugreifen und natürlich gerade bei langlaufenden Projekten regelmäßig die Risikobeurteilung zu aktualisieren. Die Dokumentation dazu erfolgt in einem Risikoinventar.
Inhalte eines Risikoinventars
Ein Risikoinventar ist eine Tabelle mit den identifizierten und bewerteten Projektrisiken, die dabei unterstützt jedes identifizierte Risiko zu steuern.
Ein Risikoinventar enthält normalerweise die folgenden Informationen:
- Identifikationsnummer
- Kurzbeschreibung des Risikos
- Risikokategorie
- Eintrittswahrscheinlichkeit
- Auswirkung
- Risikostufe
- Maßnahmen zur Vermeidung oder Verringerung des Risikos
- Verantwortliche zur Maßnahmenumsetzung
- Termin
- Anmerkungen
Wer erstellt das Risikoinventar?
In der Regel erstellt bei „kleinen“ Instandhaltungsprojekten der Projektleiter das Risikoinventar. Bei großen oder komplexen Projekten gibt es ggf. sogar einen Risiko-Koordinator im Projektteam, der das Riskoinventar erstellt und Projektrisiken kontinuierlich überwacht. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Risiko-Koordinator oder der Projektleiter diese Arbeit in der „stillen Kammer“ und ganz alleine umsetzt. Vorteilhaft ist es, hierbei auch das Projektteam einzubinden und für Projektrisiken zu sensibilisieren.
Somit steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, um die Projektrisiken aktiv zu steuern und somit den Projekterfolg zu erhöhen.
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