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Fast jeder Instandhalter erstellt sie, aber kaum einer mag sie. Meist wird sie als notwendiges Übel betrachtet, das einfach nur Zeit kostet und die damit erhofften positiven Effekte treten meist nicht ein. Dabei hat sie eine hohe Bedeutung, gerade in Instandhaltungsabteilungen mit einem hohen Anteil an Materialkosten und Fremdfirmenkosten. Die Rede ist von der Lieferantenbeurteilung. Die Frage lautet also: Wie kann die Instandhaltung von Lieferantenbeurteilungen tatsächlich profitieren?
Hintergründe zur Lieferantenbeurteilung
Die Lieferantenbeurteilung (auch Lieferantenbewertung oder Lieferantenrating genannt) ist eine Analyse von potenziellen aber auch vorhandenen Lieferanten. In der Instandhaltung fallen darunter sowohl die reinen Ersatzteillieferanten als auch die externen (Instandhaltungs-)Dienstleister und Projektpartner. Zudem wird die Lieferantenbeurteilung u.a. auch in der DIN EN ISO 9001 gefordert. Demnach ist diese im Rahmen der Lieferantenauswahl durchzuführen, also vor der Beauftragung, als auch nach Erbringung einer (Teil-)Leistung.
Warum Lieferantenbeurteilungen?
Ziele der Lieferantenbeurteilung sind somit:
- Einhaltung von internen Compliance-Vorgaben und Normenforderungen
- Reduzierung der Ausfallrisiken (Insolvenz des Dienstleisters)
- Verbesserung der Qualität in der Leistungserbringung (weniger Nacharbeit, effizienter Gesamtprozess vom Abruf bis zur Abrechnung)
- Sicherung der eigenen Wettbewerbsposition für das Gesamtunternehmen bzw. einfachere Zielerreichung bezogen auf die Instandhaltung (niedrige Kosten, hohe technische Anlagenverfügbarkeit)
- Weiterentwicklung der Zusammenarbeit (schlanke Prozesse, mehr Sicherheit)
- Reduzierung des Risikos von Ereignissen (Arbeitsunfälle, Produktaustritt,…)
- Vermeidung eines Organisationsverschuldens
Für die Instandhaltung können sich bei einer optimalen Nutzung dieses Ansatzes somit sehr interessante Verbesserungen ergeben.
Worauf ist zu achten?
Um nun auch die oben genannten Ziele zu erreichen, reicht es meist nicht aus, das im Unternehmen installierte System der Lieferantenbeurteilung einfach weiter zu nutzen. In der Literatur wird angegeben, dass nur 20-30% der Unternehmen die mit den Lieferantenbeurteilungen verknüpften Ziele tatsächlich erreichen. Somit ist eine Verbesserung des Themas „Lieferantenbeurteilung“ notwendig. Folgende Fragen können hierbei helfen:
- Gibt es zweckmäßig gewählte Bewertungskriterien und ein gemeinsames Verständnis, wie diese zu bewerten sind?
- Hat sich die Qualität der Lieferanten in den letzten Jahren deutlich und messbar verbessert?
- Werden mit Kernlieferanten regelmäßig Gespräche (z.B. monatlich) geführt, mit dem Ziel, Verbesserungsansätze zu identifizieren und im Tagesgeschäft zu verankern?
- Erfolgt eine differenzierte Lieferantenbeurteilung in Abhängigkeit z.B. von der Dauer der Vertragsbeziehung, Bewertungsergebnissen, Kritikalität der Leistungserbringung,…?
- Werden insbesondere nach komplexen Projekten strukturierte Lessons Learned Workshops unter Einbindung aller beteiligten Bereiche durchgeführt?
- Werden alle relevanten Aspekte der Kunden-Lieferantenbeziehung betrachtet und mit Kennzahlen überwacht? (Gibt es z.B. Auswertungen zur Qualität der Rechnungsstellung, Genauigkeit von Standardleistungsverzeichnispositionen, zur Reduzierung von Wartezeiten,…)
Gerade im Instandhaltungsbereich mit einem meist hohen Anteil an Fremdfirmenleistungen, einem hohen Anteil an Projektarbeit und meist langjährigen Partnerschaften, kann eine zweckmäßig ausgestaltete Lieferantenbeurteilung deutlich zur Verbesserung der Instandhaltung genutzt werden.
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