Instandhaltung optimieren – mit diesen 4 Ansätzen geht es schneller

Es gibt wohl keinen Unternehmensbereich, der nicht kontinuierlich bestrebt ist, sich weiterzuentwickeln und zu optimieren. Dies gilt ebenfalls für den Instandhaltungsbereich. Doch sollte hierbei nicht nur der Fokus auf der Verbesserung der technischen Anlagen gerichtet sein, sondern es gilt auch die internen Strukturen und Prozesse regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen. Aufgrund unserer jahrzehntelanger Erfahrung haben wir 4 Hebel identifiziert, die es ermöglichen Verbesserungsprozesse in der Instandhaltung schneller umzusetzen.

Schnelligkeit hat sich gerade in den letzten Jahren zu einem immer wichtigeren Differenzierungsmerkmal und Wettbewerbsfaktor entwickelt. Die Begriffe „VUCA“ und „Agil“ sind Ausdruck dafür. Gerade in der Instandhaltung kann sehr eindrucksvoll gezeigt werden, welche finanziellen Auswirkungen Verzögerungen in der Projektumsetzung oder verspätete Anpassungen in der Instandhaltungsstrategie haben.

An dem folgenden Beispiel kann dies leicht verdeutlicht werden. Ein Unternehmen plant jährlich technische Anlagenverbesserungen in der Höhe von 1 Mio. € mit einem ROI von 0,3. Diese Projekte werden im Durchschnitt 2 Monate verspätet abgeschlossen. Damit ergeben sich um ca. 50.000 € pro Jahr höhere Kosten als bei einem Unternehmen, dass termingerecht die Projekte abschließt und die damit positiv verbunden Effekte auch realisiert.

Nun gibt es eine Vielzahl an Faktoren, die zu Verzögerungen bei der Umsetzung von Optimierungen führen und die auch teilweise schwer beeinflussbar sind. Die folgenden 5 Ansätze fokussieren daher auf intern beeinflussbare Aspekte.

1) Fokus

Zu häufig werden zuviele Veränderungsmaßnahmen parallel eingeplant ohne die notwendigen personellen Ressourcen dafür zu haben, um kontinuierlich auch an dem Thema zu arbeiten. Dies führt automatisch zu längeren Projektlaufzeiten und damit einhergehend auch zu Ineffizienzen in der Bearbeitung. Wichtig ist somit die Klärung der folgenden Fragen:

  • Wieviel freie Projektkapazität steht zur Bearbeitung zur Verfügung?`
  • Wie genau sind die Abschätzungen für den Projektaufwand?
  • Kann der Mitarbeiter auch in den festgelegten Zeiträumen die erforderliche Projektarbeit erbringen oder ist das Tagesgeschäft wichtiger?

Eine realistische Projektplanung und gute Abstimmung zwischen Projektleitern und unterstützenden Abteilungen ist somit die Basis für eine termingerechte und schnelle Projektabwicklung.

2) Aktuelle Dokumentation – Digitaler Zwilling

Gerade bei der Umsetzung technischer Umbauprojekte ist es entscheidend, auf eine aktuelle (Zeichnungs-)Dokumentation zurückgreifen zu können. Hierbei sollte neben der regelmäßigen Pflege der Zeichnungen auch festgelegt werden, welches Dokument das Master-Dokument ist. In den letzten Jahren hat dabei die Abbildung des As-Build Zustands als 3D-CAD-Modell und in der Weiterentwicklung zu einem digitalen Zwilling an Bedeutung gewonnen.

3) Standards

Standards bringen Struktur und steigern die Effizienz in der Projektabwicklung. Zu den typischen Standards gehören Verfahrensanweisungen, Projektmanagementhandbücher, Formblätter, Methoden, etc.. Hier muss nicht jeder Projektleiter seine eigenen Ablagesystematiken und xls-Tabellen entwickeln. Doch eine zu schematische Vorgehensweise kann auch den administrativen Aufwand in der Projektabwicklung erhöhen. Daher sollten spezifische Standards für unterschiedliche Projektkategorien entwickelt werden.

4) Regelkreise

Die agilen Projektmanagement Methoden (z.B. SCRUM) zeigen, worauf es ankommt. In täglichen Standup-Meetings werden alle Teammitglieder über die Arbeitsfortschritte informiert und es werden „Bedarfe“ gemeldet. Zusätzlich erfolgt in kurzen Zyklen (Sprints) eine Rückmeldung ob das bis dato erarbeitete Projektergebnis (Inkrement) in die Richtung entwickelt wurde. Es geht also darum, die notwendigen Strukturen und Prozesse aufzubauen, um schnell Abweichungen zu identifizieren und Entscheidungen treffen zu können. Somit stehen immer die notwendigen Ressourcen zur Verfügung und es entstehen keine Verzögerungen durch lange Entscheidungswege.

Mit den o.a. 4 Ansätzen werden somit typische Zeitfresser wie Wartezeiten, Zusatzarbeiten oder Doppelarbeiten in den Verbesserungsprojekten eliminiert.

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