Den Personalaufwand in Instandhaltungsprojekten abschätzen

In der Instandhaltung gehören zum Tagesgeschäft nicht nur die Planung, Steuerung und Durchführung von Reparaturen, Wartungsarbeiten und Inspektionen sondern auch die Bearbeitung von (technischen) Projekten. Ein wichtiger Aspekt in der Projektarbeit ist auch die Abschätzung des Personalaufwands für das gesamte Projekt oder aber auch nur für einzelne Teilaufgaben. Zu hohe Ungenauigkeiten in der Aufwandsabschätzung führen dabei zur Über- bzw. Unterauslastung der Projektmitarbeiter und zu Zeitverzögerungen oder längeren Wartezeiten in der Bearbeitung. Zur Abschätzung oder Ermittlung des Arbeitsaufwands stehen verschiedene Methoden zur Verfügung, u.a. auch Planning Poker.

Um eine Überlastung der eigenen Mitarbeiter bzw. Terminverschiebungen aufgrund fehlender Personalkapazitäten zu vermeiden, ist eine möglichst genaue Aufwandsabschätzung notwendig. Als Methoden stehen z.B. Delphi-Methode, Schätzklausuren, parametrische Methode, Benchmarking, Vergleichen und Schätzen, zur Verfügung. Eine weitere Methode, die hierbei genutzt werden kann, ist Planning Poker.

Vorgehensweise zur Umsetzung von Plannning Poker

Die Methode Planning Poker wird in 6 Schritten umgesetzt:

  • Beschreibung der zu bewertenden Aufgabe. Eine Aufgabe kann dabei ein Projekt, ein Instandhaltungsauftrag oder eine beliebige andere Tätigkeit umfassen.
  • Das Bewertungsteam schätzt den Aufwand zur Bearbeitung der Aufgabe ab. Dabei sind die Zahlen der Fibonacci Reihe zu verwenden.
  • Fibonacci Reihe: 0-1-1-2-3-5-8-13-21-34-55-…….
  • Insbesondere die Teammitglieder mit der niedrigsten und der höchsten Aufwandsabschätzung erklären, auf Basis welcher Annahmen und Erfahrungen Sie zu der Bewertung gekommen sind.
  • Er erfolgt anschließend eine erneute Abschätzung des Bearbeitungsaufwands durch das gesamte Team. Sollte es zu keiner einheitlichen Bewertung kommen, so werden wiederum die zugrundeliegenden Annahmen für die höchste/niedrigste Bewertung vorgestellt
  • Wiederholung der Schritte, bis es eine einheitliche Sichtweise des Teams gibt oder der Moderator die Schätzung vertagt, bis z.B. ergänzende Informationen zur besseren Abschätzung vorliegen.

Bei der Umsetzung der Methode sollte auf die folgenden Punkte geachtet werden, um so von der Methode am meisten zu profitieren:

  • Stärkung der Diskussion, um so die kritische Auseinandersetzung mit dem Thema zu fördern.
  • Fördern eines gemeinsamen Verständnisses, dass gravierende Schätzabweichungen nicht dem Gruppenzwang unterliegen.
  • Die Aufwandsabschätzung sollte durch die Fachexperten erfolgen.