Zu wenig Budget für zu viel Restjahr?

Fast 75% des Jahres sind vergangen. Für viele Unternehmen bedeutet dies, dass auch 75% des Geschäftsjahrs vergangen ist. Ein Blick auf die Budgets zeigt jedoch häufig auch: Es steht zu wenig Budget für zu viel Restjahr zur Verfügung. Welche Maßnahmen können Sie als Instandhaltungsleiter jetzt noch kurzfristig treffen, um das Instandhaltungsbudget einzuhalten, ohne dabei das Risiko von Anlagenausfällen detulich zu erhöhen? 6 Möglichkeiten werden im Folgenden dargestellt.

In einer wie oben beschriebenen Lage der Budgetknappheit spielt es zunächst keine Rolle worauf die drohende Budgetüberschreitung zurückzuführen ist. Vielmehr ist der Blick nach vorne zu richten und nach zweckmäßigen Lösungen Ausschau zu halten. Hierbei spielen 4 Fragen eine große Bedeutung, um passende Maßnahmen abzuleiten:

  1. Wie groß ist die drohende Budgetüberschreitung?
  2. Wie hoch sind die prognostizierten Ausgaben je technischer Anlage, Kosten- und Leistungsart?
  3. Welche Leistungen sind bereits vertraglich vereinbart und sind abzurufen?
  4. Welche Leistungen sind auf Basis gesetzlicher Vorgaben zu erbringen?

Eine detaillierte Analyse der obigen Fragen wird dann zum richtigen Mix der folgenden 6 Maßnahmen führen.

Instandhaltungsstrategie kritisch hinterfragen

Wenn in der Vergangenheit die Instandhaltungsstrategien methodisch abgeleitet und nachvollziehbar dokumentiert wurden, so können nun Anlagen schnell identifiziert werden, bei denen eine moderate Anpassung von Wartungs- und Inspektionsintervallen und Inhalten nur zu einer geringen Erhöhung des Risikos eines Anlagenausfalls führt.

Starttermin von Projekten verschieben

Eine häufig umgesetzte Maßnahme, ist die terminliche Verlagerung von Projekten in das nächste Geschäftsjahr. Dies ist insbesondere dann möglich, wenn diese noch nicht vertraglich mit den Dienstleistern vereinbart wurden. Zu beachten ist natürlich, welches Projekt auch aus Unternehmenssicht oder auch aus gesetzlichen Gründen überhaupt geschoben werden kann.

Niedrig priorisierte Instandhaltungsarbeiten verschieben

Im Laufe des Jahres sammeln sich häufig eine Vielzahl an niedrig priorisierten Arbeitsaufträgen an, die meist auch einen offenen Bearbeitungstermin haben. Diese Instandhaltungsarbeiten lassen sich, vorausgesetzt ist eine korrekte Auftragspriorisierung, in der Regel ohne negative Auswirkung um ein paar Wochen bis ins nächste Jahr schieben.

Ersatzteilbestand reduzieren

Für eine Vielzahl an Instandhaltungsarbeiten sind die dafür benötigten Ersatzteile vor Ort auf Lager. Sofern durch eine Instandhaltung der Mindestbestand des Ersatzteils erreicht wird, sollte die Ersatzteilstrategie kritisch hinterfragt werden. Hierbei sind zu klären:

  • Muss das Ersatzteil tatsächlich eingelagert werden oder gibt es Alternativen, mit denen eine verlässliche Ersatzteilverfügbarkeit gewährleistet werden kann?
  • Ist der festgelegte Minimalbestand tatsächlich richtig gewählt?

Konsequente Umsetzung der Fremdfirmenstrategie

In vielen Unternehmen wurden spezielle Instandhaltungsleistungen bewußt an externe Dienstleister vergeben, weil die internen Stundensätze nicht wettbewerbsfähig sind. Trotzdem kann teilweise beobachtet werden, dass im Tagesgeschäft diese Leistungen nicht konsequent vergeben werden, sondern auch durch interne Mitarbeiter durchgeführt werden. So gilt es unter den geschilderten Rahmenbedingungen besonders darauf zu achten, dass hochpreisige Leistungen möglichst nur durch interne Mitarbeiter erbracht werden.

Ersatz von Fremdfirmenleistungen

Einige der oben aufgeführten Maßnahmen reduzieren die Auslastung des eigenen Personalstamms. Diese geschaffenen Freiräume können Sie nutzen, um weitere Leistungen, die bisher durch externe Dienstleister erbracht wurden, durch eigenes Personal zu erbringen.

Nun gilt es, vor dem Hintergrund der eigenen Rahmenbedingungen den richtigen Mix an Maßnahmen zu bestimmen, abzustimmen und umzusetzen.

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